Acceso de las fuerzas del orden a los registros de los estudiantes

Una guía para administradores escolares y proveedores de servicios de tecnología educativa

Acceso de las fuerzas del orden a los registros de los estudiantes

Las preguntas sobre cuándo las escuelas o los proveedores de servicios externos pueden revelar información personal de los estudiantes a las fuerzas del orden público pueden ser complejas. Este documento es un manual básico sobre el panorama de cumplimiento de las solicitudes de datos a escuelas y proveedores de servicios por parte de las fuerzas del orden público; no representa una asesoría legal. Las fuerzas del orden pueden solicitar datos por medio de solicitudes informales, citaciones y órdenes judiciales, entre otros procesos. Las escuelas y los proveedores de servicios deben tener en cuenta dos prácticas claves al considerar cómo podrían responder a las solicitudes de información de los estudiantes por parte de las fuerzas del orden público:

  • Consulte a un asesor legal para determinar sus obligaciones. No cumplir debidamente con los procesos legales adecuados crea riesgos para su organización. Revelar más información de la requerida puede violar los derechos de privacidad de sus estudiantes.
  • Alinee cuidadosamente la cantidad y los tipos de datos que recopila sobre los estudiantes con los programas y servicios que brinda. Evite recopilar datos adicionales que no sean necesarios para atender las necesidades de los estudiantes y evite almacenarlos durante más tiempo del necesario.

¿Cuáles son las obligaciones de mi escuela bajo FERPA?

FERPA prohíbe de manera general a las escuelas divulgar los registros de los estudiantes sin un consentimiento por escrito del padre o del estudiante. Hay algunas excepciones limitadas, incluyendo una excepción que permite la divulgación en respuesta a varios procesos legales, tales como citaciones legales y órdenes judiciales.

FERPA

La Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) es una ley federal que protege la privacidad de los registros educativos de los estudiantes. La ley se aplica a todas las escuelas (públicas o privadas) que reciben fondos de los programas del Departamento de Educación de EE.UU.

¿Qué información puede divulgar mi escuela a la vez que cumple con FERPA?

Los estudiantes generalmente pueden divulgar información de los registros de los estudiantes sin consentimiento únicamente bajo una excepción de FERPA o en respuesta a una orden judicial o citación válida. Antes de entregar los registros en respuesta a una solicitud, las escuelas deben consultar con un asesor legal para determinar si la solicitud es válida y ha sido presentada adecuadamente, así como también sobre la manera cómo debe responder la escuela.

En muchos casos, las escuelas pueden divulgar información del directorio de estudiantes, tales como nombre, dirección, número de teléfono o correo electrónico, si los estudiantes o los padres no optaron por no participar en estas divulgaciones al comienzo del año. Sin embargo, las escuelas deben tener cuidado de no revelar otra información sobre los estudiantes en el proceso. Por ejemplo, las escuelas generalmente deben obtener el consentimiento de los padres antes de divulgar una lista de nombres y números de teléfono de todos los estudiantes que estudian inglés como idioma secundario. Si bien en este caso la lista contiene solo información del directorio, la divulgación de la lista revelaría implícitamente información confidencial del estudiante porque está vinculada a información protegida que no pertenece al directorio. De manera similar, las escuelas necesitan generalmente consentimiento para divulgar los nombres y direcciones de los estudiantes indocumentados ya que esa lista revela implícitamente el estatus migratorio.

¿Cómo debe mantener la escuela informados a los padres o estudiantes sobre las solicitudes de registros?

FERPA requiere que las escuelas notifiquen al estudiante o a los padres antes de divulgar los registros, a menos que un tribunal haya dictaminado lo contrario. Esto le permite al estudiante o a los padres actuar para proteger sus derechos antes de que los registros se transmitan a las fuerzas del orden. Sin embargo, las fuerzas del orden o funcionarios del gobierno pueden solicitar a la escuela confidencialidad o un proceso de notificación que requiera que la escuela mantenga la solicitud confidencial. En este caso, la confidencialidad solo se permite si el tribunal o la corte emisora ha ordenado a la escuela que no revele a nadie la existencia o el contenido de la citación o la respuesta de la institución. Si esto ocurre, las escuelas deben recordar a los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley los requisitos de notificación bajo FERPA y determinar si la solicitud de confidencialidad está respaldada por un proceso legal adecuado. Las escuelas también deben consultar a un asesor legal sobre sus obligaciones en cuanto a proporcionar o retener la notificación a los estudiantes o padres.

¿Qué pasa con los Oficiales de Recursos Escolares (SRO)?

Los SRO pueden acceder a los datos de los registros del estudiante solo bajo una excepción de FERPA, como por ejemplo la excepción oficial de la escuela (lo que significa que el SRO tiene un interés educativo legítimo en esa información y no puede volver a divulgarla sin consentimiento) o la excepción de salud y seguridad. De lo contrario, los SRO deben ser tratados de la misma manera que cualquier otro oficial de la ley. Si tiene dudas sobre si un SRO actúa como funcionario escolar en determinadas situaciones, consulte a un asesor legal.

ECPA

La Ley de Privacidad de Comunicaciones Electrónicas (ECPA) es una ley federal diseñada para evitar el acceso no autorizado a las comunicaciones electrónicas privadas, como conversaciones por correo electrónico, conversaciones telefónicas y datos almacenados electrónicamente. El Título II de ECPA, también llamado Ley de Comunicaciones Almacenadas, específicamente protege el contenido de archivos y registros almacenados por proveedores de servicios. Dependiendo de la información solicitada, las autoridades gubernamentales pueden necesitar obtener una citación, una orden judicial especial o una orden de registro para poder tener acceso a estos datos.

¿Qué pasa si la policía solicita a mis proveedores de servicios los registros de mis estudiantes?

Los proveedores de servicios se consideran generalmente agentes de la escuela a través de sus contratos. Esto significa que los registros de los estudiantes en poder de los proveedores de servicios están cubiertos por FERPA. Los proveedores de servicios también deben conocer las salvaguardas de privacidad adicionales que deben respetar cuando se trata de registros de estudiantes, como por ejemplo la Cuarta Enmienda y la Ley de Privacidad de Comunicaciones Electrónicas (ECPA). Por lo tanto, los proveedores de servicios deben, siempre que sea posible, insistir en una orden judicial antes de divulgar el contenido de los registros de los estudiantes a los agentes del orden público. Los proveedores de servicios deben también consultar con su asesor legal para asegurarse de que las órdenes sean válidas y para determinar el alcance apropiado de su respuesta.

¿Mi proveedor de servicios me notificará sobre una solicitud de datos del gobierno y su respectiva respuesta?

Muchos proveedores de servicios, como política estándar, notificarán a los distritos escolares cuando reciben una solicitud del gobierno para registros de estudiantes. Las escuelas deben preguntar a sus proveedores de servicios sobre sus políticas de notificación y asegurarse de que los contratos incluyan el derecho a ser notificados sobre una solicitud de registro. Las escuelas también deben preguntar a los proveedores de servicios sobre sus políticas de retención de datos para asegurarse de que no almacenen datos más tiempo del necesario. En raras ocasiones, los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley pueden solicitar o requerir que un proveedor de servicios mantenga una solicitud confidencial, incluso de la escuela. En ese caso, el proveedor debe recordarle al funcionario del gobierno que FERPA requiere que cualquier nueva divulgación de datos de los estudiantes por parte del proveedor debe ser en nombre de la escuela y debe consultar a un asesor legal sobre sus obligaciones.

¿Qué sucede si una escuela o un proveedor de servicios revela demasiada información a las fuerzas del orden público?

FERPA prohíbe que las escuelas o los proveedores de servicios divulguen más información de la que ha sido solicitada legalmente por los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley. Como ha sido mencionado anteriormente, FERPA también requiere que los proveedores de servicios solo vuelvan a divulgar los datos de los estudiantes en nombre de la escuela. Las violaciones de FERPA podrían resultar en investigaciones por parte del Departamento de Educación de EE.UU. Los proveedores de servicios también pueden ser responsables bajo la ECPA si divulgan ilegalmente más información de la requerida por el proceso legal; La ECPA proporciona un derecho de acción privado en muchos casos, lo que permite a las personas perjudicadas por divulgaciones indebidas demandar.

 

Derechos de los estudiantes indocumentados

Las leyes federales de derechos civiles y la decisión de la Corte Suprema en el caso Plyler contra Doe requieren que los estados brinden igualdad de acceso a la educación pública para los niños indocumentados. Las escuelas no pueden utilizar ninguna información recopilada sobre raza, etnia, origen nacional o dominio del inglés para discriminar a los estudiantes. Además, las escuelas no pueden solicitar cierta información (como número de seguridad social) de los estudiantes con la intención de negarles el acceso al sistema escolar público.

¿Los datos sobre el estatus migratorio de los estudiantes se tratan de manera diferente?

Algunas escuelas recopilan el estatus migratorio de los estudiantes u otros datos que pueden ser utilizados para dar a entender el estado migratorio con el fin de servir mejor a esos estudiantes. Antes de recopilar esta información, las escuelas deben revisar sus responsabilidades bajo el caso de la Corte Suprema Plyler contra Doe. Si las escuelas recopilan el estatus migratorio de los estudiantes, este se considera parte del registro del estudiante y está protegido por FERPA. Por lo tanto, las escuelas solo pueden divulgar esta información con consentimiento o en respuesta a una orden judicial o citación válida.

Amelia Vance is the Education Policy Counsel and Sarah Williamson is a former intern for the Future of Privacy Forum. 

 

Thank you to Jake Sommer, Melissa Maalouf, and Kandi Parsons from Zwillgen PLLC on their assistance on ECPA.